Votre responsable qualité et administrative, sans recruter
Vous dirigez un organisme de formation et l'administratif grignote le temps que vous voudriez consacrer à vos apprenants et à votre développement ?
Je prends en charge, à vos côtés, le suivi réglementaire et qualité de votre organisme : NDA, BPF, Qualiopi, veille légale, amélioration continue.
Une responsable qualité dédiée, qui connaît votre organisme de l'intérieur, à la carte et sans les contraintes d'un recrutement.
Les missions que je prends en charge
Depuis 2018, j’évolue dans l’univers de la formation : d’abord formatrice, puis accompagnatrice Qualiopi et responsable qualité pour des organismes de formation. Je connais vos contraintes parce que je les vis aussi.
Vous choisissez les missions que vous souhaitez me confier, ponctuellement ou dans la durée.
Volet 1 · Administratif
Obligations administratives
NDA : constitution du dossier, dépôt et mises à jour auprès de la DREETS.
BPF : collecte des données, contrôle de cohérence avec votre comptabilité, saisie et transmission dans les délais.
Documents contractuels : conventions, contrats de formation, CGV, règlement intérieur, contrats formateurs.
Sessions : convocations, émargements, attestations, certificats de réalisation.
Volet 2 · Qualité
Suivi qualité et Qualiopi
Suivi au quotidien : tenue des preuves par indicateur, mise à jour de votre système qualité.
Audits : préparation des audits de surveillance et de renouvellement, audit blanc, plan d’action.
Satisfaction et résultats : enquêtes, analyse, tableaux de bord, indicateurs affichés sur votre site.
Réclamations et aléas : traçabilité et suivi des actions correctives.
Volet 3 · Amélioration continue
Veille et amélioration continue
Veille légale et réglementaire : synthèse claire des évolutions qui vous concernent (code du travail, CPF/EDOF, Qualiopi, financements) et de leurs impacts concrets.
Amélioration continue : revue qualité, suivi du plan d’amélioration, recueil des retours des parties prenantes.
Et aussi, selon vos besoins : catalogue EDOF, suivi des formateurs sous-traitants, référent handicap, RGPD, choix d’un outil de gestion.
Et si vous pouviez…
… vous concentrer sur votre cœur de métier, savoir vos obligations réglementaires tenues à jour et aborder chaque audit Qualiopi avec des preuves prêtes, grâce à une interlocutrice unique qui connaît votre organisme ?
Des formules adaptées à votre organisme
Ponctuelle
Pour une mission précise : dépôt du NDA, BPF, préparation d’un audit, mise à jour documentaire.
Sur devis, après un appel de cadrage.
Sérénité
Votre responsable qualité externalisée, chaque mois :
un point mensuel en visio
le suivi des indicateurs et la tenue des preuves
une veille réglementaire synthétisée
des échanges par mail ou WhatsApp entre les rendez-vous
Forfait mensuel, selon le volume d’heures.
Annuelle
La formule Sérénité, avec en plus :
la réalisation de votre BPF
la préparation de votre audit de surveillance ou de renouvellement, audit blanc inclus
Forfait annuel, payable mensuellement.
Vos questions
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L’accompagnement Qualiopi vous prépare à obtenir la certification. Ici, je prends en charge le suivi au fil de l’année : vous n’avez plus à tout reprendre avant chaque audit.
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Oui. En tant que dirigeant, vous restez juridiquement responsable de votre organisme et de vos déclarations. Je prépare, contrôle et réalise les tâches pour vous, et vous validez les éléments importants.
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Non. Je peux intervenir dès la création de votre organisme (déclaration d’activité) et vous accompagner ensuite vers la certification.
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Tout commence par un appel découverte de 45 minutes, offert, pour faire le point sur votre organisme et vos priorités. Je réalise ensuite un état des lieux de votre conformité administrative et qualité, puis je vous propose la formule adaptée et un calendrier.
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Oui, l’essentiel de la mission se fait à distance, avec des points réguliers en visio et des échanges par mail ou WhatsApp.
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Prévoyez environ une heure par mois pour le point de suivi et la transmission des informations. Je m’occupe du reste.